Fattura elettronica: tutto ciò che c’è da sapere

Fonte: Wired


Ci siamo quasi: il primo gennaio 2019 entra in vigore l’obbligo di fattura elettronica tra privati. A partire da quella data, per tutte le partite Iva (escluso chi opera in regime di vantaggio e chi applica il regime forfettario) sarà questo l’unico formato valido per l’emissione di fatture.

La fatturazione elettronica rappresenta un cambiamento importante per le aziende, che saranno chiamate a investire per rinnovare processi e procedure in chiave digitale. Le novità infatti, saranno diverse. Innanzitutto, il formato in cui le fatture elettroniche dovranno essere prodotte, trasmesse, archiviate e conservate, che diventa il formato Xml (Extensible markup language). I documenti digitali poi, dovranno essere inviati tramite il sistema di interscambio nazionale (Sdi), già in uso da qualche anno per le fatture della pubblica amministrazione. Infine, dovranno essere conservate digitalmente a norma per 10 anni.

Adeguarsi a questa procedura, potrà portare alle aziende vantaggi rilevanti, con la completa automazione e integrazione dei processi, la riduzione di costi e tempi, oltre che dello spazio destinato agli archivi.

E la conseguente semplificazione delle attività e dei controlli fiscali.

A dispetto delle possibilità insite in questo cambiamento però, molte imprese si sono mosse con notevole ritardo (o non si sono mosse affatto) per affrontare il passaggio dalla fatturazione tradizionale a quella elettronica. Per non farsi cogliere impreparati dunque, ecco una breve guida che raccoglie le raccomandazioni alle aziende stilate da Siav, società specializzata in Italia per le soluzioni di gestione documentale.

L’obbligo di fattura elettronica, che doveva interessare il comparto dei carburanti già dal primo luglio, è stato posticipato per tutti dal governo al primo gennaio 2019. Sono esclusi regimi avvantaggiati o forfait.

Entro questa data ogni azienda dovrà essere attrezzata per produrre, inviare, ricevere e conservare fatture in formato Xml. È già in vigore dal primo luglio invece, la fattura elettronica per le prestazioni rese da soggetti subappaltatori e subcontraenti del pubblico.

Come fare
Per le aziende non ancora attrezzate è necessario farsi assegnare il codice destinatario dall’Agenzia delle entrate oppure demandare a un servizio in outsourcing la ricezione e l’invio delle fatture.

La procedura in sei passi

1. Registrazione. Occorre registrare al più presto il proprio indirizzo telematico presso il servizio dell’Agenzia delle entrate, per evitare di ricevere le fatture xml su canali indesiderati.

2. Database: registrare il codice destinatario o l’indirizzo pec dei clienti, per creare un database per l’invio delle fatture.

3. Gestione dei dati: occorrerà poi verificare che il proprio sistema gestionale sia predisposto alla raccolta dei dati specifici per la fatturazione elettronica b2b e alla generazione dell’xml.

4. Procedure: il passaggio successivo consiste nella scelta della soluzione software che dovrà gestire tutti i processi, compresi l’invio allo Sdi. In alternativa, ci si può affidare a un servizio in outsourcing, in particolare per volumi medio-grandi.

5. Fatture estere. Nel caso si gestiscano operazioni con l’estero, è opportuno dotarsi di un sistema di gestione multicanale della fatturazione, in grado di gestire l’invio sia su canale Sdi che su altri canali.

6. Conservazione. Anche in questo caso, sarà opportuno organizzarsi sin da subito per la conservazione, decidendo se gestirla in house oppure individuando appositi servizi offerti da fornitori it.

Le fasi della fatturazione

Per emettere una fattura elettronica occorre eseguire le seguenti procedure:

1. Creare un documento Xml: le fatture dovranno essere generate esclusivamente in formato xml e raggiungere un limite massimo (per singolo file fattura) di 5 Mb. Il formato elettronico dovrà essere garantito e presente in fase di emissione della fattura, ricezione e accettazione da parte del destinatario.

Per avere piena validità legale poi, occorre la firma digitale. Per richiederla, ci si dovrà rivolgere ai certificatori accreditati dall’Agenzia per l’Italia digitale (Agid), oppure ottenere dalla propria Camera di commercio la Carta nazionale dei servizi.

2. Invio della fattura: oltre alla firma digitale, i file dovranno contenere informazioni aggiuntive, quali il codice identificativodel destinatario o il suo indirizzo Pec e devono essere provvisti del riferimento temporale.

Per gestire l’invio dei file contenenti una o più fatture tramite Sdi, le aziende potranno affidarsi anche ad intermediari, come banche, Poste, professionisti e imprese di informatica. Per non incorrere in sanzioni, l’inoltro dovrà essere effettuato entro l’ultimo giorno del mese successivo a quello della data del documento emesso.

3. Consegna: Sdi si occupa di recapitare la fattura al destinatario, fatta eccezione per le fatture transfrontaliere e per le fatture b2c. La trasmissione via Sdi e l’archiviazione da parte dell’Agenzia delle entrate sono sufficienti a garantire l’obbligo di conservazione della fattura elettronica. È sempre Agid ad accreditare gli operatori pubblici e privati che conservano i documenti informatici.

Nel caso in cui Sdi non riuscisse a consegnare una ricevuta, perché il canale di trasmissione non funziona, verranno effettuati al massimo 6 nuovi tentativi di consegna, uno ogni 12 ore.

4. Conservazione: È previsto un obbligo di conservazione digitale delle fatture, sia emesse che ricevute, per un periodo di 10 anni. È possibile adottare un servizio in outsourcing in modo da sollevare l’azienda da tutti gli adempimenti connessi all’esecuzione del processo di conservazione.